فرهاد اميري
بزرگ‌ترين لذت سال‌هاي دوران ابتدايي من، تمرين اطفاي حريق در مدرسه بود. وسط كلاس درسي خسته‌كننده، زنگ خطر براي شروع اين تمرين به صدا درمي‌آمد و همه‌ بچه‌ها يكصدا با هم مي‌گفتند «هوووووووووووووف» (يعني راحت شديم).

آن وقت آرام به سمت جالباسي راه مي‌افتاديم (يادتان باشد كه هرگز نبايد بدويد) تا كت‌هاي خودمان را برداريم و سپس در يك صف به حياط مدرسه برويم. آن‌وقت معلم‌ها حضور و غياب مي‌كردند تا همه سر صف باشند. سپس بعد از آن كه همه‌چيز تمام شد، ما به كلاس بازمي‌گشتيم، كت‌هايمان را آويزان مي‌كرديم و روي صندلي‌هايمان مي‌نشستيم تا بفهميم مشق شب كلاس درس خسته‌كننده‌مان چه خواهد بود...

اين يكي از مثال‌هاي آزمايش يك فرآيند براي اطمينان از اين امر است كه همه‌چيز طبق پيش‌بيني‌ها رخ خواهد داد. شما بايد احتمالا آزمايش‌هايي را روي محصولتان انجام دهيد تا اطمينان حاصل كنيد كه محصول شما نيازها و انتظارات مشتري را برآورده خواهد كرد.
فكر نمي‌كنم هيچ مدير پروژه‌ منطقي‌اي مخالف اين واقعيت باشد كه چند‌تايي آزمايش، عنصري مهم در اطمينان از عملكرد طبق انتظار محصول است. با اين حال، در پروژه‌هاي زيادي شاهد اين امر بوده‌ام كه فرآيند آزمايش فشرده و ناقص بوده است، زيرا ديگر وظايف پروژه زمان كافي را براي انجام اين آزمايش‌ها باقي نگذاشته است. بسياري از مديران پروژه عوض تغيير تاريخ تكميل پروژه از تعداد آزمايش‌هاي مورد نياز مي‌كاهند تا طبق زمان‌بندي پيش بروند. گاه نيز منابع اضافي وارد پروژه مي‌شوند تا آزمايش‌ها طبق برنامه‌ زماني پيش برود. با اين حال، محصول گاه اصلا به طور مناسب تست نمي‌شود و محصول با نقايص و عيب‌هاي كشف‌نشده به دست مشتري نهايي مي‌رسد.
انواع آزمايش‌ها و شدت آنها بر اساس محصول تغيير مي‌كنند. مثلا براي اجزاي مهمي كه از سوي طرف ثالث خريداري مي‌شوند تا با هواپيما انتقال يابند، شما بايد آزمايش‌هاي تخريبي انجام دهيد تا مطمئن شويد كه محصولات شما سطح تنش‌هاي حمل و نقل را تحمل مي‌كنند. براي تغيير در بسته‌ درآمدي يك كارمند، بايد آزمايش‌هاي گروهي متمركز انجام دهيد تا تاثير اين بسته را بر كارمندان جويا شويد. براي يك سيستم جديد، بايد از تست حجم محصول استفاده كنيد تا مطمئن شويد كه اين سيستم از پس نيازهاي اجرايي تكنيكي برمي‌آيد و مي‌تواند حجم‌هاي مناسب از داده‌هاي واقعي را پردازش كند. درست به تعداد انواع پروژه‌هاي ممكن، آزمايش و تست وجود دارد، اما در اين بخش سعي خواهم كرد تا برخي نكات بنيادين براي آزمايش‌كردن را پيش بنهم كه مي‌توانند براي گستره‌ وسيعي از پروژه‌ها مورد استفاده قرار گيرند.
چطور اتفاق مي‌افتد
1- هيچ برنامه‌اي براي آزمايش‌كردن وجود ندارد
طبق تجربيات گذشته‌ خودم، بهترين برنامه براي انجام آزمايش‌ها واجد اجزاي زير است:
تعريف همه‌ انواع آزمايش كه بايد روي محصول انجام شود؛ مثلا تست انفرادي محصول، تست مخرب و تست پذيرش محصول توسط مشتري.
تقسيم منطقي فرآيند آزمايش‌كردن محصول به مراحل يا سيكل‌هاي مختلف.
نتايج مطلوبي كه بتوانند به روشني تكميل موفق هر تست را نشان دهند.
منابع انساني، زماني و غيره كه براي تكميل آزمايش‌ها مورد نياز هستند.
من در يك كسب و كار مربوط به خدمات غذاي آماده شريك هستم. ما براي تعيين اقلام داخل منوي غذايي، يك طرح براي آزمايش ترتيب داديم كه طبق آن هر يك از اقلام يادشده تست مي‌شدند. آزمايش اين اقلام براي تشخيص اين نكته بود كه آيا چنين غذايي بايد داخل منو قرار بگيرد يا خير. در اولين مرحله از آزمايش - كه آن را آزمايش «آلفا» ناميديم - گروه كوچكي از ما با استفاده از روش‌هاي مختلف همچون جوشاندن، استفاده از مايكروويو، يا پختن، هر غذاي خاص را آماده مي‌كرديم و مزه، منحصر به‌فرد ‌بودن، سودآوري و سهولت آماده‌سازي را با نمره‌اي بين 1 تا 10 مشخص مي‌كرديم. اگر غذاي مورد نظر از مرحله‌ «آلفا» با نمره‌ 9 يا 10 عبور مي‌كرد، آنگاه محصول را به گروه كوچكي از مشتريان آزمايشي مي‌رسانديم و به آنها آزمايشگران «بتا» مي‌گفتيم. آنها نيز غذاي مورد نظر را طبق دستور‌العمل ما آماده مي‌كردند و به آن طبق اين سه معيار نمره‌اي بين 1 تا 10 مي‌دادند: كيفيت، راحتي و صرفه‌جويي در زمان. اگر غذاي مورد نظر در تمام دسته‌ها نمره‌ 9 يا 10 به دست مي‌آورد و مشتري از قيمتي نزديك به قيمت ما براي اين غذا اظهار رضايت مي‌كرد، آن وقت تست «بتا» را نيز با موفقيت پشت سر گذاشته بود و روي منو قرار مي‌گرفت. آزمايش ما از غذا واجد مشخصه‌هاي زير بود:
ما تعريف دقيقي از انواع آزمايش‌ها داشتيم.
ما فرآيند آزمايش را به مراحل مختلف به‌طور منطقي تقسيم مي‌كنيم. (آزمايش آلفا و بتا)
ما نتايج مطلوبي براي هر يك از مراحل آزمايش در دست داشتيم (نمره‌اي بين 9 تا 10 براي مزه، منحصر‌به‌فرد بودن، سودآوري و سهولت آماده‌سازي براي تست آلفا و كيفيت، راحتي و صرفه‌جويي در زمان در تست بتا).
ما نيازمند منابعي براي آزمايش بوديم (وسايل آشپزي، آزمايش‌كننده‌هاي آلفا از درون شركت، آزمايش‌كننده‌هاي بتا در مقام مشتري، و غذاهاي مورد آزمايش).
همه‌ اين اجزا به ما كمك كرد تا از سنجش دقيق غذاهاي مورد آزمايش اطمينان حاصل كنيم و در ضمن غذاهاي پايين‌تر از استاندارد را براي مشتريان آزمايشي خود در مرحله‌ «بتا» نفرستيم. و البته منويي خوشمزه نيز برايمان به ارمغان آورد!
2- براي آزمايش‌ها برنامه‌ داريم، اما طبق اين برنامه پيش نمي‌رويم
خب، يك برنامه‌ عالي وجود دارد كه همه‌ انواع آزمايش را در بر دارد، به روشني مرحله‌بندي و سيكل‌بندي شده است، نتايج مورد انتظار آن به دقت تعريف شده‌اند و همه‌ منابع آن نيز از پيش مشخص شده‌ است. تنها مشكل اين است كه طبق اين برنامه عمل نمي‌شود؛ زيرا يا وقت كافي براي تكميل آزمايش‌هاي مورد نياز نداريد يا منابع مورد نياز براي آغاز اين آزمايش‌ها در دسترس ما نيستند. به همين خاطر، كاري كه مي‌توانست خيلي خوب پيش رود، اصلا خوب پيش نخواهد رفت و عوض آن آزمايش‌ها بد و پرمخاطره انجام خواهند شد.
3-تعريف دقيقي از «موفقيت» آزمايش نداريم
خب، از كجا مي‌دانيد كه آزمايش‌تان شكست خورده يا موفق بوده است؟ مثال قبلي در مورد خدمات غذاي آماده را در نظر بگيرد. اگر يك غذا از تست «آلفا» رد مي‌شد، به‌طور كلي شانسي براي حضور در منو نداشت. اما اگر از تست «بتا» رد مي‌شد، آن وقت به تكاپو مي‌افتاديم تا آن را تصحيح كنيم، و كيفيت يا راحتي يا به‌صرفه‌بودن از لحاظ زماني را بالا ببريم. اگر اين تصحيحات معقول بود و عملي، انجامشان مي‌داديم و دوباره غذاي موردنظر را براي مشتريان آزمايشي مي‌فرستاديم. در غير اين صورت، كلا آن را از منو حذف مي‌كرديم. ما مي‌دانستيم تست موفق يعني چه و مي‌دانستيم چه زمان يك محصول در يك آزمايش شكست مي‌خورد.
4- مشتري در فرآيند آزمايش درگير نمي‌شود
من هميشه فارغ از اينكه چه پروژه‌اي انجام مي‌دهم، معتقدم بايد مشتري را نيز در فرآيند آزمايش گنجاند. هميشه موارد زير را در فرآيند آزمايش لحاظ مي‌كنم تا تجربه‌ مشتري از فرآيند آزمايش فايده‌بخش و مربوط باشد:
مطمئن شويد كه تيم دروني پروژه ابتدا محصول را تست كند و هر نوع عيب و نقص مشهود را برطرف كند.
يك گروه مشتري كوچك، كنترل‌شده و «دوستانه» تعريف كنيد تا آزمايش اوليه‌ را پيش از ارائه‌ محصول براي گروه عظيم‌تري از مشتريان انجام دهند.
با مشتريان آزمايشي خود تبادل اطلاعات كنترل‌شده‌اي داشته باشيد تا آنها بتوانند بازخور مناسب، به‌موقع و صادقانه‌اي در اختيار شما قرار دهند.
هرگز فرآيند آزمايش توسط مشتريان را صحنه‌پردازي نكنيد و محصول واقعي را به آنها بدهيد.
5- تيم پروژه «مسلم مي‌گيرد» كه يك فعاليت اثر بخش خواهند بود
مي‌دانيد چه اتفاقي مي‌افتد اگر چيزي را مسلم بگيريد، نه؟ در زمان كار خود بارها ديده‌ام كه «ساده‌ترين» خصوصيت يك محصول مساله‌اي براي كل قابليت كاركردي محصول ايجاد مي‌كند. چرا؟ چون هيچ‌كس حوصله نكرده اين ساده‌ترين خصوصيت را تست كند. پس هيچ چيز را مسلم نگيريد و همه‌چيز را تست كنيد.
خلاصه نكات
تعريفي دقيق از انواع مختلف آزمايش‌هاي ضروري داشته باشيد و مطابق برنامه‌ آزمايش‌هاي خود پيش رويد.
بدانيد معيار موفق‌بودن يك آزمايش چيست.
مشتري را داخل فرآيند آزمايش‌كردن درگير كنيد، البته پس از اينكه تيم داخلي پروژه تست‌هاي خود را انجام داد.
ابدا مسلم نگيريد كه همه فعاليت‌ها اثر بخش خواهند بود. حتما ساده‌ترين ويژگي‌ها را نيز آزمايش كنيد.


علائم خطر
1- آزمايش محصول ديرتر از برنامه‌ موردنظر آغاز مي‌شود.
اگر وظايفي كه نسبت به آزمايش محصول مقدم هستند، بيشتر از آنچه بايد، طول بكشند، آنگاه آزمايش ديرتر از موعد آغاز خواهد شد. مواظب باشيد كه مراحل آزمايش محصول چندان فشرده نشوند و به نقطه‌اي نرسند كه نتوان آزمايش روي محصول را به طور مناسب به انجام رساند.
2- مشتري‌هاي شما مشكلاتي را كشف مي‌كنند كه تيم داخلي پروژه بايد قبلا كشف مي‌كرد.
پس از آنكه محصول خود را به گروه مورد نظر از مشتريانتان ارائه داديد، گروه مشتريان انتظار دارد كه بسياري از مشكلات در محصول رفع و رجوع شده باشد. اگر مشكلات اساسي توسط مشتريان شما در محصول يافت شود، اين امر قطعا آنها را ناراحت و آشفته خواهد ساخت.
3- آزمايش‌ها طبق برنامه تمام خواهند شد، اما معيارهاي موفقيت محصول هنوز برآورده نشده‌اند.
صرف اتمام برنامه‌ زماني به معناي اتمام آزمايش روي محصولات نيست. پروژه‌هاي بسياري را ديده‌ام كه از تست محصولات خود دست برمي‌دارند، زيرا زماني برايشان باقي نمانده است. اما بايد بدانيد آزمايش‌ها تنها زماني به اتمام مي‌رسند كه معيارهاي موفقيت محصول برآورده شده باشند، نه زماني كه طبق برنامه وقت تمام شود.


راه‌حل: ورق را برگردانيد
1- آزمايش‌هاي خود را يك مرحله عقب‌تر ببريد و دوباره آزمايش انجام دهيد.
اگر مشكلات زيادي در مرحله‌ كنوني از آزمايش روي محصول مي‌يابيد كه بايد در مرحله‌ قبل كشف مي‌شدند، بهتراست محصول را دوباره به همان مرحله بازپس بفرستيد تا اين مشكلات حل شوند. سپس دوباره محصول را تست كنيد.
2- تيم را هميشه از ضرب‌الاجل‌ها باخبر كنيد.
هميشه وقتي تيم پروژه را وا داشته‌ام كه تا زماني معين معيارهاي موفقيت محصول در آزمايش را برآورده سازند و همه‌ تلاش‌شان را براي رسيدن به هدف انجام دهند، كارم پيش رفته است. بسياري مواقع از مدير پروژه به يك آزمايش‌كننده‌ محصول بدل شده‌ام تا به تيم در جهت رسيدن به اهداف پروژه كمك كرده باشند.
3- اگر محصول آن قدر مشكل دارد كه نمي‌توانيد فرآيند آزمايش‌كردن را به طور پيوسته ادامه دهيد، دست از آزمايش‌كردن برداريد.
اين كار جسارت بسياري مي‌خواهد زيرا كمي از برنامه‌ زماني عقب مي‌افتيد، اما اگر مشكلات محصول زياد باشند، چنين تصميمي ضروري است. اينكه از برنامه عقب بمانيد و محصول مطمئن‌تر و قابل اتكاتري بدهيد، بهتر است تا سر وقت باشيد و محصولتان پر از عيب و نقص باشد. ماخذ:دنیای اقتصاد/تهیه شده در: وب نوشت پنگان


برچسب‌ها: مديريت پروژه
نوشته شده توسط سپهر برادران در سه شنبه بیست و هفتم دی ۱۳۹۰ |