اضلاع قبل از مذاکره

اولین ضلع یک مذاکره شناخت است و ضلع دوم بیان اهداف.

مرحله اول – شناخت يكديگر: مذاكره مانند هر وضعيت اجتماعي ديگري كه هدف معامله در آن وجود دارد، وقتي كه دو طرف براي شناخت يكديگر كمي وقت صرف كنند، مذاكره آرام پيش مي‌رود. ارزيابي كساني كه درگير مذاكره هستند قبل از شروع مذاكره مفيد است. شناخت سوابق فردي براي تعيين حدود اهميت مسایل و در جهت مهارت لازم، رهنمودي عالي براي موضوع مورد بحث فراهم مي‌كند. همين كه جريان مذاكره شروع مي‌شود بايد ببينيد، بشنويد و بياموزيد. يك قاعده كلي اين است كه چانه‌زني را به‌صورت دوستانه ادامه دهيد و در عين جدي بودن، خونسرد باشيد.

مرحله دوم – بيان اهداف: بعد از شناخت و معرفي مذاكره معمولا نوبت به بيان كلي اهداف دو طرف مي‌رسد. در اين زمان مسایل اصلي ممكن است مطرح نشوند؛ زيرا هر طرف تازه درصدد كشف نيازهاي طرف ديگر است. فردي كه سر صحبت را باز كرده است، بايد منتظر دريافت بازخورد از طرف مقابل باشد و كسب اطلاع كند كه آيا هر دو اهداف مشابه دارند. اگر اختلافي در اهداف وجود داشته باشد اكنون زمان آن است كه آگاهي حاصل شود. معمولا خوب است كه اولين جمله، مثبت و حاكي از توافق باشد.

شروع مذاکره

مرحله سوم – شروع مذاكره:‌ بعضي از مذاكرات پيچيده‌اند و مسایل زيادي را در برمي‌گيرند كه بايد حل شوند و بعضي مشكلات كمتري دارند، همچنين ممكن است پيچيدگي مسایل با هم تفاوت‌هايي داشته باشد تا زماني كه هر دو طرف مسایل خودشان را ارایه نكرده‌اند، هيچ كس نمي‌تواند جهت مذاكره را پيش‌بيني كند. ممكن است نيازهاي نهايي در ميان باشد كه هيچ طرفي ابراز نكرده است، لكن هم چنانچه مذاكره پيش مي‌رود آن نيازها آشكار مي‌شوند. مسایل اغلب به‌صورت يك مجموعه هستند؛ بنابراين را‌ه‌حل يكي به راه حل ديگري وابسته است. به‌عنوان مثال، من با اين پيشنهاد موافقم، به شرط اينكه شرايط كار را شما فراهم كنيد. يك مذاكره‌كننده مجرب قبل از شروع مذاكره، مسایل را دقيقا بررسي مي‌كند تا برای او روشن شود كه آيا بهتر است مسایل را به‌طور يكجا يا جداگانه در نظر بگيرد. بعد از اينكه مذاكره‌كنندگان مسایل را دقيقا مرور كردند بايد به يك‌يك آنها توجه كنند. آيا كار را بايد با يك مساله عمده شروع كرد يا 

هر موضوع جزیي؟

 در اين مورد عقايد متفاوت است. بعضي معتقدند كه مذاكره بايد با يك مساله جزیي كه حل آن بالقوه ساده است شروع شود؛ زيرا فضا را به نحو مطلوب براي توافق بيشتري آماده مي‌كند. عده‌اي ديگر تصور مي‌كنند كه بهتر است شروع مذاكره با يك مساله عمده باشد؛ زيرا چنانچه آن مساله به‌طور رضايت‌بخش حل شود، بقيه اهميتي ندارند.

توافق یا تعارض

مرحله چهارم – بروز اختلاف‌نظر، تعارض و برخورد: بعد از اينكه مسایل مشخص شدند غالبا اختلاف‌نظر و تعارض و برخورد پيش مي‌آيد. اين امر طبيعي است؛ زيرا مي‌دانند كه در همين مرحله بده‌‌بستان است كه معامله سر مي‌گيرد. اختلاف‌نظر و تعارض و برخورد اگر به‌طور شايسته حل و فصل شود در نهايت مذاكره‌كنندگان را به يكديگر نزديك مي‌كند؛ ولي اگر خوب رفع و رجوع نشود، اختلافات را بيشتر مي‌كند.

اين رويارويي (دو طرف مذاكره) ممكن است باعث فشار عصبي شود؛ بنابراين تحت اين شرايط، تعارض و برخورد يك آزمون قدرت نيست، بلكه فرصتي است براي معلوم كردن نيازهاي انسان‌ها، اگر اين امر خوب درك شود به توافق و مصالحه مي‌انجامد.

مصالحه

مرحله پنجم – ارزيابي مجدد و مصالحه: سرانجام كار به جايي مي‌رسد كه معمولا گرايش به مصالحه و بياني كه اين گرايش را منعكس مي‌سازد، اغلب با كلماتي ابراز مي‌شود مانند تصور كنيد كه....؟ چه مي‌شود...؟ شما درباره آن چه نظري داريد...؟ وقتي اين اظهارات آغاز مي‌شود، طرف ديگر مذاكره بايد دقيقا گوش بدهد تا ببيند آيا براي مصالحه پيشنهادي مي‌شود يا نه و پاسخ بايد به‌طور دقيق بيان شود. وقتي درخواست شود كه به پيشنهاد جواب بدهيد بهتر است كه پيشنهادها را دوباره تكرار كنيد. اين پاسخ سه مزيت دارد:

 پيشنهاد ممكن است تقليل يابد؛ زيرا احتمال دارد طرف مقابل خيال كند كه سخن شما حاكي از پاسخ منفي است.

 طرف مقابل ممكن است سعي كند كه پيشنهاد را توجيه كند و اين كار فرصتي براي چانه‌ زدن بيشتر به وجود مي‌آورد.

 تكرار پيشنهاد به شما فرصتي مي‌دهد تا درباره پيشنهاد متقابل فكر كنيد.

مرحله ششم – توافق اصولي با مصالحه: وقتي توافق حاصل شد بايد به تاييد برسد، به اين معني كه آنچه به طور شفاهي توافق شده است، به صورت نوشته درآيد. اين كار بايد در حالي انجام شود كه دو طرف حضور دارند؛ زيرا مي‌توانند درباره عبارات متن قرارداد توافق كنند. چنين اقدامي خطر سوء‌تفاهم بعدي را كاهش مي‌دهد. از آنجا كه توافق هدف نهايي هر مذاكره است، بايد اول حدود اختيارات طرف معلوم شود. به عنوان مثال، برخي از مديران براي پي بردن به نظر شما ابتدا مذاكره مي‌كنند سپس اطلاع مي‌دهند كه اختيار ندارند پيشنهاد شما را قبول كنند، سپس ظاهرا به شخص ديگري كه شما او را نمي‌بينيد، مراجعه مي‌كنند كه توافق اوليه را رد كند تا موضوع با شرايط بهتري انجام شود.

نوشته شده توسط سپهر برادران در جمعه بیست و نهم آذر ۱۳۹۲ |