گاهي انگيزه طرف مقابل از مذاكره هماني نيست كه شما فكر مي‌كنيد و فرد هدف‌هاي ديگري را در سر مي‌پروراند يا دنبال مي‌كند. در بسياري موارد، تشخيص منظور اصلي طرف از مذاكره ساده نيست، به اين رو بر هر مذاكره‌كننده‌اي واجب است با احتياط مذاكره كند و تا زماني كه منظور اصلي را متوجه نشده است، اطلاعات اساسي را بروز ندهد.

بديهي است دريافت اطلاعات مربوط به دستور جلسه پنهان از منابع غيررسمي مي‌تواند بسيار مفيد باشد. بديهي است ورودي‌هاي ديگري نيز مي‌توان براي مذاكره در نظر داشت؛ مثلا بحث آناليز ريسك مذاكرات، مي‌تواند يكي از ورودي‌هاي حياتي و تعيين‌كننده مذاكرات باشد. به‌رغم وجود چندين ورودي ديگر براي مذاكرات و به‌رغم كم بودن يا متعدد بودن، آنها همگي بر يك اصل پافشاري مي‌كنند و آن اينكه قبل از هر مذاكره‌اي بايد به آمادگي كامل رسيد و در شرايط خوب اطلاعاتي حضور پيدا كرد. بديهي است داشتن اطلاعات خوب، يكي از ابزارهاي قدرت در مذاكره به حساب مي‌آيد كه مي‌تواند موضع فرد را به نحو قابل‌ملاحظه‌اي بهبود بخشد.
آنچه از مقوله فوق مي‌توان دريافت اين است كه در بحث مذاكره، به‌رغم تسلط به تكنيك‌هاي مذاكره‌اي يا آشنايي با قواعد و اصول آن، اگر ورودي‌هاي مذاكره درست طراحي نشوند، امكان توفيق به حداقل ممكن مي‌رسد. چه بسا در بسياري مواقع ديده شده است كه مذاكره‌كنندگان متوسط به موفقيت رسيده‌اند؛ چراكه ورودي‌ها به درستي طراحي شده‌اند. از آنجا كه از تمامي اين ورودي‌ها بايد در راستاي طراحي مزيت‌هاي سازماني استفاده كرد، اين جمله معروف را مي‌توان يادآور شد كه «مذاكره نمي‌تواند جايگزين مزيت‌ها و ارجحيت‌هاي غيرموجود باشد»؛ يعني اگر سازمان يا فردي در مذاكرات خود واجد مزيت‌ها و ارجحيت‌هاي رقابتي با سايرين نيست، نمي‌توان از مذاكره‌كننده حرفه‌اي انتظار معجزه داشت. پس شرط اول هر مذاكره‌اي، ايجاد مزيت‌ها يا ارجحيت‌هايي است كه مذاكره‌كننده بتواند با آن ابزار در راستاي هدف‌هاي موجود گام بردارد. از ديگر كليد واژه‌هاي تعريف مذاكره، داشتن موضوع مشخص است. در مذاكره ما از هر دري سخن نمي‌گوييم؛ بنابراين بايد موضوع مشخص داشت و روي اين موضوع متمركز ماند. بديهي است عدم‌داشتن موضوع مشخص يا عدم تمركز روي آن، افزون بر اتلاف وقت فراوان، امكان به نتيجه رسيدن را به حداقل كاهش مي‌دهد و موجبات سردرگمي طرفين را فراهم مي‌سازد. براي متمركز ماندن روي موضوع مذاكره، بهترين كار داشتن دستورجلسه است. اين دستورجلسه مي‌تواند قبلا به صورت كتبي نگارش شده و در اختيار طرفين باشد يا مي‌تواند در زمان جلسه به طور شفاهي مطرح شود. آنچه كه بسيار توصيه مي‌شود اين است كه در جلسات متعدد شما نيز موضوعاتي براي گنجاندن در دستور جلسه داشته باشيد وگرنه حداكثر در مورد موضوعاتي بحث خواهيد كرد كه مورد علاقه طرف مقابل است.
مورد ديگري نيز كه در جلسات توصيه مي‌شود اين است كه در جلسات متعدد افزون بر قرائت دستورجلسه، خلاصه‌اي از موضوعات مطرح شده قبلي را تكرار كنيد. اين كار باعث مي‌شود اطلاعات همه در يك سطح قرار گيرد و از تصويب و بحث در مورد موضوعاتي كه قبلا در مورد آن اقدام شده است، خودداري شود. توصيه مي‌شود از امضاي صورتجلساتي كه به دليل تنگناي وقت از قبل تنظيم شده‌اند، بپرهيزيد؛ زيرا هميشه احتمال گنجانده شدن مواردي كه مورد علاقه شما نيست در آن وجود دارد. اگر در جلسه‌اي به هر دليل ممكن چنين اتفاقي افتاد و از قضاي روزگار، بندي در صورتجلسه ذكر شد كه مورد توافق شما نبوده است، پس از دريافت صورتجلسه، بلافاصله نامه‌اي را به منظور اصلاح مورد يادشده براي طرف مقابل ارسال نماييد و تقاضاي اصلاح كنيد.
يادآور مي‌شود كه در هيچ كدام از موارد فوق مذاكره‌كننده حق ندارد از جملات يا عبارات تند استفاده كند و از دامنه ادب و احترام خارج شود.توصيه مي‌شود بار تهيه صورتجلسه را خود بر دوش بگيريد، زيرا به كرات اتفاق مي‌افتد كه در هنگام تنظيم صورتجلسه، مواردي هرچند جزئي از بندهاي صورتجلسه حذف يا به آن اضافه شود كه مي‌تواند تفسيرهاي متعددي را به بار بياورد و تعهدات طرف را كمرنگ‌تر و تعهدات شما را پررنگ‌تر كند. در مذاكرات، به صرف اينكه نمي‌توان صورتجلسه را مجددا نگارش كرد، آن را امضا نكنيد. ولي در صورت عدم امكان واقعي براي تغيير صورتجلسه، توضيحي در صورتجلسه اضافه كنيد كه بايد به طور جداگانه آن را همه حاضران امضا كنند. خاطرنشان مي‌شود تمامي صورتجلسات1، تفاهمنامه‌ها2 يا توافقنامه‌ها3 كه قبل از انعقاد قرارداد تنظيم مي‌شوند، اعتبار قانوني و قابليت اجرايي ندارند، بنابراين براي قانوني كردن توافقات بايستي به تنظيم پيش‌قرارداد يا قرارداد مبادرت كرد. البته صورتجلساتي كه بعد از انعقاد قرارداد تنظيم مي‌شوند، به شرط آنكه مضمون الحاقيه4 يا اصلاحيه5 را داشته باشند، وجاهت قانوني داشته و بخشي از قرارداد محسوب مي‌شوند.در ادامه تعريف مذاكره، به موضوع حل اختلاف يا انجام توافق برمي‌خوريم. هر دوي اين مطالب، اشاره به نتيجه‌گرا بودن مذاكره مي‌كند. از اينجا است كه خروجي مذاكره شكل مي‌گيرد و آن نيز به صورت حل يك اختلاف يا رسيدن به يك توافق، خود را نشان مي‌دهد. مجددا تاكيد مي‌شود كه در صورت وجود ورودي‌هاي مناسب در يك فرآيند گفت‌وگو‌محور است كه با بحث در مورد يك موضوع مشخص از قبل تعيين شده مي‌توان توافق مناسب و اساسي به دست آورد. بدين رو نتيجه‌گرا بودن مذاكره يكي از شروط اساسي آن است و مذاكره از اين حيث با گفت‌وگو تفاوت دارد. گفت‌وگو يك ابزار است، ولي مذاكره يك فرآيند است كه از ابزارهاي متعدد بهره مي‌‌جويد.
در دنياي امروزي، مذاكره بايستي به عنوان ابزاري در راستاي ايجاد يك رابطه پايدار و بلندمدت مورد استفاده قرار گيرد. از آنجا كه در نظر نگرفتن منافع و رضايت طرف مقابل اصل پايداري و بلندمدت بودن ارتباط را خدشه‌دار مي‌‌كند، بنابراين مي‌تواند از مصاديق يك مذاكره بد و غيراصولي به حساب آيد. از سويي ديگر با كمرنگ‌شدن يا از بين رفتن وجوه تمايز يا ابزارهاي قدرتي كه طرف را وادار به پذيرش مواضع كرده است، به مرور زمان، امكان بروز انتقام از سوي طرف مقابل مهيا مي‌شود كه مي‌تواند به از دست رفتن فرصت‌هاي مهم تجاري منجر شود.
پاورقي:
1- Minutes of Meeting (M.O.M)
2- Memorandum of Understanding (M.O.U)
3- Memorandum of Agreements (M.O.A)
منبع: اصول، فنون و هنر مذاكره؛ نويسنده: محمدحسين غوثي و پرويز درگي؛ انتشارات بازاريابي ماخذ:دنیای اقتصاد/تهیه شده در: وب نوشت پنگان
برچسب‌ها: استراتژي‌‌هاي مذاكره
نوشته شده توسط سپهر برادران در جمعه دوازدهم خرداد ۱۳۹۱ |