به جاي آن حاضرين را به گروه‌هاي كوچك تر سه تا پنج نفره_ نه كمتر و نه بيشتر_ تقسيم كنيد. هر گروه بايد به مدت سي دقيقه روي هر سوال متمركز شود. اگر مي‌پرسيد چرا سه تا پنج نفر؟ توضيح اين است كه ثابت شده در گروه‌هاي سه تا پنج نفره اعضا به صحبت كردن تشويق مي‌شوند در حالي كه افراد در گروه‌هاي بزرگ‌تر بيشتر سكوت مي‌كنند.
در زمان تعيين گروه‌ها سعي كنيد سه تيپ افراد را مد نظر داشته و آنها را در گروه‌هاي مربوط به خود تقسيم‌بندي كنيد . اين سه گروه شامل روسا، افراد پرحرف و كساني كه در طرح موضوعات و مباحثه كردن تخصص دارند مي‌باشد. در اين صورت حضور اين افراد مفيد خواهد بود، در حالي كه اگر در ديگر گروه‌ها قرار گيرند مانع از مشاركت فعال ديگران خواهند شد.
در مورد روسا، حضور آنها موجب مي‌شود ديگر افراد در طرح پيشنهادات خود مردد شوند. (يعني مي‌گوييد در مقابل رييسم اظهار نظر كنم؟ نه ممنون!»). افراد پر حرف جو را تحت تاثير قرار داده و موجب مي‌شوند كساني كه از اعتماد به نفس كمتري برخوردارند جرات اظهار نظر پيدا نكنند و همچنين حضور اين افراد بهانه اي براي تنبلي به دست ديگران مي‌دهد. كساني كه در طرح موضوعات و مباحثه پيرامون آن تخصص دارند حتي اگر در مورد موضوعي خاص اطلاعات و تخصص كافي نداشته باشند باز هم به كمك توان سخنوري شان به راحتي ايده‌هاي جديد را سركوب مي‌كنند و از آنجايي كه ديگران آنها را باهوشتر فرض مي‌كنند تسليم آنها مي‌شوند. بدين ترتيب ديگر گروه‌ها فرصت اين را مي‌يابند كه بي هيچگونه هراس و به شكلي خلاق‌تر به مباحثه بپردازند. اين متخصصين سخنور هم نمي‌توانند به راحتي حرف يكديگر را قطع يا رد كنند.
در آخر شما بايد 15 تا 20 سوال از پيش آماده داشته باشيد كه ميان اين گروه‌ها تقسيم كنيد. به طور ميانگين 5 سوال براي هر گروه. سوالات را با توجه به تخصص و دانش افراد تقسيم كنيد.

5- به‌جاي خود، آماده، حركت!
پس از آنكه جلسه آغاز شد و پيش از آنكه افراد را گروه‌بندي كنيد آنها را توجيه كنيد تا دقيقا بدانند چه بايد بكنند و چه نبايد بكنند. به ياد داشته باشيد كه افراد به شيوه‌هاي سنتي عادت دارند كه در آنها روند پيگيري پيشنهادات سريع، سطحي و احساساتي است.
وقتي قرار است يكي از اين گروه‌ها
نيم‌ساعت بر روي يك ايده بحث و گفت‌وگو كند هيچ ايده جديد ديگري _هر چقدر هم خوب_ نبايد در طول اين 30 دقيقه مطرح شود. به افراد بگوييد حتي اگر كسي راه حل جادويي دارد، اما اين راه حل به پرسش مطرح شده مربوط نمي‌شود، حق ندارد راجع به آن صحبت كند و بايد آن را يادداشت كند تا در زماني ديگر به آن پرداخته شود.
افراد را متوجه سازيد كه هر زير گروه در بحث، حول هر پرسش تنها كافي است به دو يا سه پيشنهاد مطلوب دست يابد. دانستن اين مطلب پيش از آغاز بحث افراد را قادر مي‌سازد تا در قالب جديد بينديشند. در ابتدا ممكن است پيشروي به نظر بسيار كند برسد، اما به افراد اطمينان دهيد كه در انتهاي جلسه وقتي تمامي گروه‌ها حول چند پرسش مباحثه كنند به ميزان قابل توجهي ايده مناسب دست خواهيد يافت.هر كجا كه امكان داشت مثال‌هايي از مباحثه‌هاي موفق را براي افراد توضيح دهيد تا هم تشويق شوند و هم با شيوه جديد بيشتر
آشنا شوند.
نكته مهم: مهم نيست افراد از چه ميزان هوش برخوردار هستند، مهم نيست سوالاتي كه مطرح كرده‌ايد چقدر صريح و روشن است، اين را بدانيد كه 5 دقيقه اول مباحثات در هر گروه بسيار شبيه شيوه سنتي خواهد بود و افراد ايده‌هاي نامربوط و سطحي مطرح خواهند كرد، اما اگر افراد پشتكار به خرج بدهند، با تمركز بر سوالات مطرح شده ايده‌هاي درخشان به زودي بروز خواهند كرد.

6- نتيجه‌گيري كنيد
در پايان يك روز هر گروه بايد حدود 15 ايده جالب توليد كرده باشد. حال اگر بيست نفر در جلسه شركت كرده باشند در پايان حدود 60 ايده سودمند در دست خواهد بود.
يكي از كارهايي كه نبايد انجام دهيد اين است كه از همه حاضرين بخواهيد بهترين ايده‌ها را برگزينند. در واقع ما متوجه شده‌ايم كه همه افرادي كه در اين جلسات شركت مي‌كنند در جايگاهي قرار ندارند كه بتوانند ديدي كلي و جامع نسبت به شرايط و ضوابط سازمان داشته باشند، در نتيجه اولويت‌بندي‌هاي آنها ضمانت اجرايي نخواهد داشت. رجوع به نظر اكثريت هم راه حل مناسبي نخواهد بود، زيرا اگر در نهايت اين ايده‌هاي منتخب، توسط روساي ارشد كه تصميم گيرندگان اصلي هستند رد شود وجهه خوبي نخواهد داشت.
به جاي آن از هر گروه بخواهيد كه از ميان پيشنهادات خود بهترين‌ها را انتخاب كند؛ آنگاه اين ايده‌هاي منتخب را با تمام افراد حاضر در جلسه در ميان بگذاريد تا افراد تشويق شوند. اما باز هم لازم نيست تمام حضار ايده منتخب را برگزينند. بهتر است جلسه را تمام كنيد. بدين ترتيب افراد متوجه مي‌شوند كه اين شيوه با شيوه سنتي تفاوت دارد. اما به روشني برايشان توضيح دهيد كه چه معيارهايي در انتخاب ايده‌هاي برتر موثر خواهد بود و افراد چگونه مي‌توانند از نتيجه انتخابات اطلاع حاصل كنند.

7- نتايج را سريعا پيگيري كنيد
نتيجه‌گيري نهايي و ديگر اقدامات لازم بايد سريع و كامل صورت پذيرد. البته مسلما منظور ما اين نيست كه تصميمات بدون تحقيقات كافي اتخاذ شوند يا نظراتي كه همين چند ساعت پيش مطرح شده است بدون بررسي‌هاي لازم به كار گرفته شود، اما هر چه زمان بگذرد شانس عملي شدن اين ايده‌ها كمتر خواهد شد.
به عنوان مثال روساي يك دانشگاه در ايالات متحده اعلام كردند كه صبح فردا جلسه‌اي با حضور كليه پرسنل و به منظور تصميم‌گيري در مورد كاهش هزينه‌ها برگزار خواهد شد. در همان جلسه مسوولان ايده‌ها را به چهار دسته تقسيم كردند. پيشنهاداتي كه بلافاصله اجرا خواهند شد، پيشنهاداتي كه امروز روي آنها فكر خواهد شد تا در آينده نزديك (مثلا ابتداي نيمسال تحصيلي بعد) اجرا شوند، پيشنهاداتي كه گروهي مسوول تحقيق و بررسي در مورد آنها خواهند شد و در نهايت پيشنهاداتي كه همين حالا رد خواهند شد. در واقع مسوولان برگزاري جلسه معيارهايي را كه روسا بر اساس آنها اين ايده‌ها را قضاوت مي‌كنند از پيش لحاظ كرده و بدين ترتيب روند كار را تسريع بخشيدند. در پايان پيشنهادات بسياري طرح شد كه ميليون‌ها دلار صرفه جويي در هزينه‌ها را به همراه داشت. در آخر نيز مسوولان اعلام كردند كه نتايج تصميم‌گيري‌ها به زودي در اختيار كليه حاضرين قرار خواهد گرفت و حتي اگر ايده اي رد شده باشد، دليل آن اعلام خواهد شد. شايد فكر كنيد اين شيوه شركت‌كنندگان را نااميد مي‌كند، اما بايد بگوييم تجربه نشان داده كه نااميدي افراد به اين دليل است كه تصور مي‌كنند هيچ كس ايده‌هاي آنها را بررسي نخواهد كرد. در حالي كه اگر علت رد شدن پيشنهاد به روشني تشريح شود به افراد كمك مي‌كند تا دفعه بعد ايده‌هاي خلاقانه‌تري ارائه دهند و مطمئن باشيد كه دفعه آينده حتي مشتاق‌تر از پيش در جلسه شركت خواهند كرد.
پاورقي
1- Brainsteering در تضاد با Brainstorming
منبع: Mckinsey Quarterly
منبع : روزنامه دنیای اقتصاد