تعاريفي در مديريت پروژه

قدمت مديريت پروژه‌هاي بزرگ به 4000 سال قبل از مديريت فرآيندهاي توليد مي‌رسد. ساخت اهرام ثلاثه (2450 سال قبل از ميلاد مسيح)،‌ ساخت كانال لانگودوك (1681)، احداث خطوط راه‌آهن در انگلستان (دهه 1840) همه، نمونه‌هايي از پروژه‌هاي بزرگي هستند كه براي انجام آنها از نيروي انساني و مواد اوليه بسيار زيادي استفاده شده است. با اين حال، بيش از چند دهه از عمرمديريت پروژه، به عنوان يك رشته علمي مستقل يا به بيان دقيق‌تر به عنوان يك متدولوژي (روش)، نمي‌گذرد.

امروزه، اهداف يك مدير پروژه تفاوتي با اهداف يك مدير پروژه در سده‌هاي گذشته ندارد. اهداف هر دوي آنها، تركيب منابع انساني، ماشين‌آلات و مواد اوليه براي يك مدت زمان مشخص به منظور انجام يك پروژه طبق مشخصات، زمان و بودجه تعيين شده مي‌باشد. البته بايد گفت كه امروزه مديران پروژه ابزاري در اختيار دارند كه آنها را قادر مي‌سازد تا چند فعاليت موازي را به طور همزمان كنترل كرده و اين امر امكان تصميمات آگاهانه‌تر به همراه اعتماد و سرعت بيشتر را براي آنها فراهم نموده است. آشنايي كليه اعضاي تيم پروژه با متدولوژي مديريت پروژه ضروري است. مهندسان، كارشناسان و متخصصان جوان با فراگيري اين متدولوژي مي‌توانند مسووليت‌هايي را بپذيرند كه قبلا بر عهده افراد باتجربه بوده است.

مديريت پروژه چيست؟
پروژه عبارتست از فعاليت مشخص و محدود كه براي تكميل آن در زمان مشخص شده، بايد منابع و امكانات لازم فراهم شود. هر پروژه‌اي منحصربه‌فرد بوده و از لحاظ منابع به ويژه نيروي انساني به سازمان اصلي خود وابسته است. تمامي پروژه‌ها به طور اجتناب‌ناپذيري دستخوش تغيير قرار مي‌‌‌گيرند؛ يعني ممكن است طبق برنامه و بودجه‌اي كه از قبل براي آن پيش‌بيني شده، انجام نگيرند و تا اندازه‌اي از آن منحرف شوند. مديريت پروژه شامل برنامه‌ريزي كلان، اجرا، كنترل و نظارت و هماهنگي يك پروژه از مرحله طرح ايده تا تكميل آن است؛ به گونه‌اي كه نيازهاي پروژه در زمان مشخص و طبق بودجه پيش‌بيني شده و مطابق استانداردهاي موردنياز به انجام برسد.

انتخاب مدير پروژه
واژه مدير پروژه اغلب به طور دقيق به كار برده نمي‌شود. در آمريكا به هر كسي كه مسوول ساخت يك ساختمان – كوچك يا بزرگ – باشد، مدير پروژه گفته مي‌شود. در پروژه‌هايي كه به صورت سرمايه‌گذاري مشترك صورت مي‌گيرد، مدير پروژه توسط يكي از شركا انتخاب مي‌شود. در پروژه‌هاي صنعتي، تجاري يا زيرساختي، معمولا كارفرماي پروژه يكي از كاركنانش را به عنوان مدير پروژه تعيين مي‌كند. در پروژه‌هايي كه چند فاز دارد، افرادي كه مسوول برنامه‌ريزي، اجرا و نظارت هر يك از اين فازها مي‌باشند نقش يك مدير پروژه را نيز ايفا مي‌كنند. در پروژه‌هاي بزرگ و متوسط، از يك تيم مديريت پروژه به جاي يك فرد استفاده مي‌شود.
با توجه به مسووليت چشمگيري كه بر عهده مدير پروژه قرار دارد، انتخاب، آموزش و اختيارات مدير پروژه از اهميت بالايي برخوردار است. انتخاب مدير پروژه از جمله موضوعاتي است كه بايد به دقت انجام شده و همچنين وظايف او به خوبي تعريف شوند. مدير پروژه بايد داراي اختيارات كافي باشد تا بتواند پروژه را تا پايان بدون مراجعه مكرر به كارفرماي پروژه به طور رضايت‌بخشي انجام دهد.
وظايف يك مدير پروژه عبارت است از:
* تعريف پروژه؛
* برنامه‌ريزي؛
* تعيين ساختار تصميم‌گيري؛
* كنترل و نظارت.

تعريف پروژه
تعريف پروژه، يكي از عوامل اصلي در موفقيت يك پروژه محسوب مي‌شود. قبل از تخصيص منابع به يك پروژه، ابتدا بايد تعريف روشني از آن انجام شود و بررسي شود، آيا انجام پروژه امكان‌پذير مي‌باشد يا خير. در اينجا، فرض بر اين است كه مطالعه امكان‌سنجي، ارزيابي مالي و سنجش ريسك پروژه انجام شده است. در برخي منابع از اين مرحله به عنوان ارائه پيشنهاد (طرح پيشنهادي) نام برده مي‌شود. تعريف پروژه شامل بيان مشخصات و ويژگي‌هاي فيزيكي و همچنين بيان اهداف پروژه مي‌باشد. تعريف پروژه‌هاي ساختماني و نيروگاهي نسبتا آسان و مشخص است. هرچه سريع‌تر تعريف دقيقي از پروژه ارائه شود، بهتر است. پروژه‌هايي كه تعريف روشني از آنها ارائه نشود، تغييرات احتمالي آنها زياد خواهد بود و اين امر يكي از دلايل اصلي تاخيرات و هزينه‌هاي اضافي در پروژه‌ها به حساب مي‌آيد.

برنامه‌ريزي
برنامه‌ريزي پروژه با مديريت پروژه اغلب اشتباه گرفته مي‌شود. مديريت پروژه با برنامه‌ريزي پروژه آغاز و با كنترل و نظارت پروژه خاتمه مي‌يابد. نرم‌افزار مديريت پروژه، تا اندازه زيادي يك نرم‌افزار برنامه‌ريزي و كنترل پروژه محسوب مي‌شود.
برنامه‌ريزي پروژه شامل موارد زير مي‌باشد:
- برنامه‌ريزي درباره تكنيك‌ها و روش‌هاي مورد نياز؛
- انتخاب از ميان نيروهاي داخلي يا پيمانكاران؛
- تصميم‌گيري درباره جريان نقدي (بودجه يا برنامه هزينه‌هاي پروژه)؛
تصميم‌گيري درباره جدول زمان‌بندي فعاليت‌هاي پروژه (برنامه زمان‌بندي).
اصلاح و بهبود برنامه پروژه توسط نرم‌افزار مديريت پروژه امكان‌پذير است. به اين صورت كه نخست از روي نسخه اوليه و پيش‌نويس برنامه، اطلاعات مربوط به فعاليت‌ها به ترتيب تقدم و تاخر به همراه اطلاعات مربوط به زمان هر فعاليت، منابع و هزينه‌هاي هريك از آنها، وارد رايانه مي‌شود. سپس با تحليل مكرر اطلاعات خروجي تا زماني كه به يك برنامه رضايت‌بخشي رسيد، مي‌توان برنامه را اصلاح كرد.
منبع: كتاب مدير تاليف تيمور آقايي انتشارات كتاب طلايي جامع/
ماخذ:دنیای اقتصاد/تهیه شده در: وب نوشت پنگان

نوشته شده توسط سپهر برادران در دوشنبه سی ام آبان ۱۳۹۰ |