مترجم: رویا مرسلی
اوایل این هفته، در یک جلسه بسیار پر بار شرکت کردم. هر چند جلسه طولانی بود ، اما همه آنچه را که شروع کرده بودیم، به پایان رساندیم.

تصمیمات زیادی گرفتیم، مسوولیت‌هاي زیادی تفویض كرديم و جلسه را در حالی تمام کردیم که همه مي‌دانستیم دقیقا چه انتظاراتی از ما وجود دارد. فکر مي‌کنم همه احساس کردند از زمان به صورت بهینه استفاده شده است.
متاسفانه، بسیاری از جلسات در شرکت‌ها به همین خوبی پیش نمی‌رود. اغلب، تمام وقت جلسه هدر مي‌رود. اما خوشبختانه، مي‌توان کیفیت جلسات را با دنبال کردن چند قانون ساده بهبود بخشید. در زیر، لیستی از چهار روش برای هدایت مؤثر جلسات ارائه مي‌شود.
1- زمان جلسه و مدت آن را مشخص کنید
جلسات خوب، به موقع شروع مي‌شوند و پایان مي‌یابند. وقتی دیر شروع مي‌کنید، هرچند نه از روی قصد، وقت شناسی را نادیده مي‌گیرید و سستی پیشه مي‌کنید. این کار، نه تنها وضعیت را بهبود نمی‌بخشد، بلکه آن را بدتر مي‌کند. بعضا به افراد «آموزش داده مي‌شود» که دیر حاضر شوند چون مي‌دانند که قبل از اعلام رسمی شروع جلسه، هیچ اتفاق خاصی نخواهد افتاد.
دیر تمام کردن جلسات نیز باعث مي‌شود شرکت‌کننده‌ها خنثی شوند. آنها کارهای زیادی برای انجام دارند. وقتی جلسه‌اي دیر تمام مي‌شود، جلسات بعد از آن هم دیر شروع خواهند شد. بنابراین، باید همان قدر که برای زمان پایان جلسات منظم هستیم، برای زمان شروع آن هم منضبط باشیم. اگر بدانید که حتما باید به موقع جلسه را تمام کنید، به موضوعات بیشتری خواهید پرداخت.
2- دستور جلسه تهیه کنید
به نظر من، هیچ جلسه‌اي نباید بدون دستور جلسه برگزار شود. اگر تهیه دستور جلسه به صورت کتبی اهمیت چندانی ندارد، پس شرکت در آن جلسه نیز چندان مهم نیست. در اینجا مدیران باید الگو باشند.
آنها باید درباره موضوعاتی که قرار است به آنها پرداخته شود و چگونگی برگزاری جلسه فکر کنند. من همیشه ترجیح مي‌دهم جلسه را با ذکر خلاصه‌اي از مذاکرات جلسه قبل و طی زمان حدود یک دقیقه شروع کنم. در ضمن، علاقه‌مندم که جلسات را با دو آیتم خاتمه بدهم: مرورکردن آیتم‌هایی که مورد توافق واقع شد و تاریخ جلسه بعد نیز تعیین یا تایید گردند. دستور جلسه باید از قبل بین شرکت‌کننده‌ها پخش شود تا آنها بدانند چه انتظاراتی مي‌توانند داشته باشند و خود را آماده نمایند.
3- نتیجه مطلوب که باید به آن برسید را تشریح کنید
اگر شما گرداننده جلسه هستید، بسیار مهم است که بدانید دقیقا مي‌خواهید چه نتیجه‌اي از جلسه به دست آورید. اگر ندانید هدف چیست، از کجا خواهید دانست که چه زمان به آن دست مي‌یابید؟
پیشنهاد من این است که شما نتایج مطلوبی را که مدنظرتان است در دعوتنامه جلسه قید كرده و در آغاز جلسه آن را دوباره بازگو نمایید. به عنوان مثال، «هدف جلسه امروز ما ارائه گزارش درباره نتایج آخرین تحقیقات انجام شده در بازار است و مي‌توانید در باب این موضوع سوالات خود را مطرح كنيد». یا «هدف جلسه ما ارزیابی عناوین پیشنهادی کتاب جدید دان‌میلر است و عنوانی را که به نویسنده پیشنهاد خواهیم داد تعیین خواهیم كرد». یا «هدف جلسه مرور نتایج عملیات Q3 شرکت است و تهیه گزارش پیشرفت پنج فرآیند استراتژیک در دستور کار است».
با بیان نتایج، شرکت‌کننده‌ها مي‌توانند برای رسیدن به آن با هم همکاری کنند و از بروز انحراف در دستیابی به نتایج جلوگیری خواهد شد.
4- مرور خلاصه مذاکرات و اقدامات لازم
اولین کاری که من در هر جلسه‌اي انجام مي‌دهم، مرور خلاصه مذاکرات و اقدامات پیش‌بینی شده از جلسه قبل است. این کار، در ذهن شرکت‌کنندگان زمینه ایجاد مي‌کند و در عین حال به آنها که غایب بوده‌اند فرصتی مي‌دهد تا بتوانند سریعا خود را تطبیق دهند. همچنین لازم است برای هر موردی که لازم است، يك اقدام صورت پذیرد. از شخص مسوول، گزارش پیشرفت کار دریافت کنید. اگر شما این کار را به یک عادت تبدیل کنید، افراد خیلی زود در مي‌یابند که شما از آنها انتظار دارید کاری را که به آنها محول شده، به انجام رسانند، پس اين كار را مي‌كنند تا در مقابل سایر همکاران شرمسار نگردند.
5- صورتجلسه کتبی تهیه کنید
یک نفر باید صورتجلسه تهیه کند حتی اگر تعداد شرکت‌کننده‌ها در جلسه دو نفر باشد. با این وجود، یادداشت‌هایی که در آن جزئیات زیادی شرح داده شده باشد اغلب (در واقع تقریبا همیشه) غیرضروری است.
در اکثر جلسات، ضبط تصمیمات مهم و اقداماتی که باید انجام شود کافی است. باید تصمیمات را مستندسازی كنيد تا بعدها در مورد آن سوءتفاهم صورت نپذیرد. لازم است اقدامات مقتضی نیز مستندسازی شود تا احساس مسوولیت در افراد ایجاد شده و نظارت بر پیشرفت کار امکان‌پذیر شود. علاوه بر آن، از آنجايی‌که احتمالا به علت کار زیاد با کمبود وقت مواجه هستید، بهتر است صورتجلسه را حتی‌المقدور بلافاصله بعد از جلسه تهیه نمایید تا شرکت کننده‌ها بتوانند موارد مهم را تا زمانی که هنوز در حافظه شان باقی مانده و همچنین مسوولیت‌هایی که به آنها واگذار شده است، مرور نمایند.
6- مواردی را که لازم است اقدام صورت پذیرد مشخص نمایید
در پایان جلسه، شخصی که صورتجلسه تهیه مي‌کند، باید مسوولیت‌هاي سپرده شده به هر شخص را قرائت كند. به‌خصوص مهم است که این اقدامات با فرمت خاصی شرح داده شود.
• هر اقدام، با یک مصدر شروع شود . به عنوان مثال، «بازنگری قرارداد میلفورد» یا «برقرارکردن تماس با جیم و اخذ نمودارهای گردش مالی».
• مشخص كنيد انتظار شما از شخصی که قرار است اقدام محوله خود را تکمیل نماید دقیقا چیست. انتظارات شما باید اقدامات قابل مشاهده‌اي باشد که به نتایج خاصی منجر شود. این اقدام، مثلا مي‌تواند یک تماس تلفنی، یک گزارش مکتوب یا معرفی باشد. نه یک فرآیند.
• هر مسوولیت را فقط به یک نفر بدهید. هیچ کاری نباید به بیش از یک نفر محول شود. باید یک نفر باشد که در صورت عدم تکمیل آن کار مورد سرزنش قرار گیرد.
• زمان پایان انجام کار را مشخص کنید. از شخص مسوول تعهد بگیرید. واقع‌بین باشید، اما همه چیز را مکتوب نمایید. این یک تعهد است و لازم است این گونه باشد.
7- تاریخ و زمان جلسه بعد را مشخص کنید
این کار وقتی همه حضور دارند آسان است. باید از همه بخواهید که تقویم خود را در جلسه با خود بیاورند. اگر جلسه بدون مشخص کردن تاریخ نشست بعدی به اتمام برسد، برنامه‌ریزی جلسه آینده بسیار سخت‌تر خواهد شد. از فرصت حضور همه افراد استفاده کنید.
لازم است برای بهبود کیفیت جلسات اقداماتی صورت پذیرد. هر بار که یک جلسه انجام مي‌شود باید از خود بپرسیم «چگونه مي‌توانیم از زمانی که با هم هستیم، استفاده بهینه‌تری داشته باشیم». باید صادق باشیم. جلسات منابع زیادی مصرف مي‌کنند. هر چه کارآمدتر باشند، نتیجه سرمایه‌گذاری ما بهتر خواهد بود.منبع: HBR /ماخذ:دنیای اقتصاد/تهیه شده در: وب نوشت پنگان

نوشته شده توسط سپهر برادران در چهارشنبه ششم مهر ۱۳۹۰ |