مرحله اول – شناخت يكديگر: مذاكره مانند هر وضعيت اجتماعي ديگري كه هدف معامله در آن وجود دارد، وقتي كه دو طرف براي شناخت يكديگر كمي وقت صرف كنند، مذاكره آرام پيش مي‌رود.

ارزيابي كساني كه درگير مذاكره هستند قبل از شروع مذاكره مفيد است. شناخت سوابق فردي براي تعيين حدود اهميت مسائل و در جهت مهارت لازم، رهنمودي عالي براي موضوع مورد بحث فراهم مي‌كند. همين كه جريان مذاكره شروع مي‌شود بايد ببينيد، بشنويد و بياموزيد. يك قاعده كلي اين است كه چانه‌زني را به صورت دوستانه ادامه دهيد و در عين جدي بودن،
خونسرد باشيد.
مرحله دوم – بيان اهداف: بعد از شناخت و معرفي مذاكره معمولا نوبت به بيان كلي اهداف دو طرف مي‌رسد. در اين زمان مسائلي اصلي ممكن است مطرح نشوند؛ زيرا هر طرف تازه درصد كشف نيازهاي طرف ديگر است. فردي كه سر صحبت را باز كرده است بايد منتظر دريافت بازخور از طرف مقابل باشد و كسب اطلاع كند كه آيا هر دو اهداف مشابه دارند. اگر اختلافي در اهداف وجود داشته باشد اكنون زمان آن است كه آگاهي حاصل شود. معمولا خوب است كه اولين جمله، مثبت و حاكي از توافق باشد.
مرحله سوم – شروع مذاكره:‌ بعضي از مذاكرات پيچيده‌اند و مسائل زيادي را در برمي‌گيرند كه بايد حل شوند و بعضي مشكلات كمتري دارند، همچنين ممكن است پيچيدگي مسائل با هم تفاوت‌هايي داشته باشد تا زماني كه هر دو طرف مسائل خودشان را ارائه نكرده‌اند، هيچ كس نمي‌تواند جهت مذاكره را پيش‌بيني كند. ممكن است نيازهاي نهايي در ميان باشد كه هيچ طرفي ابراز نكرده است، لكن هم چنانچه مذاكره پيش مي‌رود آن نيازها آشكار مي‌شوند. مسائل اغلب به صورت يك مجموعه هستند؛ بنابراين را‌ه‌حل يكي به راه حل ديگري وابسته است.
به عنوان مثال، من با اين پيشنهاد موافقم به شرط اينكه شرايط كار را شما فراهم كنيد. يك مذاكره‌كننده مجرب قبل از شروع مذاكره مسائل را دقيقا بررسي مي‌كند تا بر او روشن شود كه آيا بهتر است مسائل را به طور يكجا يا جداگانه در نظر گيرد.
بعد از اينكه مذاكره‌كنندگان مسائل را دقيقا مرور كردند بايد به يك‌يك آنها توجه كنند. آيا كار را بايد با يك مساله عمده شروع كرد يا هر موضوع جزئي؟ در اين مورد عقايد متفاوت است. بعضي معتقدند كه مذاكره بايد با يك مساله جزئي كه حل آن بالقوه ساده است شروع شود، زيرا فضا را به نحو مطلوب براي توافق بيشتري آماده مي‌كند. عده‌اي ديگر تصور مي‌كنند كه بهتر است شروع مذاكره با يك مساله عمده باشد؛ زيرا چنانچه آن مساله به طور رضايت‌بخش حل شود، بقيه اهميتي ندارند.
مرحله چهارم – بروز اختلاف‌نظر، تعارض و برخورد: بعد از اينكه مسائل مشخص شدند غالبا اختلاف‌نظر و تعارض و برخورد پيش مي‌آيد. اين امر طبيعي است، زيرا مي‌دانند كه در همين مرحله بده‌-بستان است كه معامله سر مي‌گيرد. اختلاف‌نظر و تعارض و برخورد اگر به طور شايسته حل و فصل شود در نهايت مذاكره‌كنندگان را به يكديگر نزديك مي‌كند؛ ولي اگر خوب رفع و رجوع نشود، اختلافات را بيشتر مي‌كند.
اين رويارويي (دو طرف مذاكره) ممكن است باعث فشار عصبي شود؛ بنابراين تحت اين شرايط، تعارض و برخورد يك آزمون قدرت نيست، بلكه فرصتي است براي معلوم كردن نيازهاي انسان‌ها، اگر اين امر خوب درك شود به توافق و مصالحه مي‌انجامد.
مرحله پنجم – ارزيابي مجدد و مصالحه: سرانجام كار به جايي مي‌رسد كه معمولا گرايش به مصالحه و بياني كه اين گرايش را منعكس مي‌سازد، اغلب با كلماتي ابراز مي‌شود مانند تصور كنيد كه....؟ چه مي‌شود...؟ شما درباره آن چه نظري داريد...؟ وقتي اين اظهارات آغاز مي‌شود طرف ديگر مذاكره بايد دقيقا گوش بدهد تا ببيند آيا براي مصالحه پيشنهادي مي‌شود يا نه و پاسخ بايد به طور دقيق بيان شود. وقتي درخواست شود كه به پيشنهاد جواب بدهيد بهتر است كه پيشنهادات را دوباره تكرار كنيد. اين پاسخ سه مزيت دارد؛
1- پيشنهاد ممكن است تقليل يابد، زيرا احتمال دارد طرف مقابل خيال كند كه سخن شما حاكي از پاسخ منفي است.
2- طرف مقابل ممكن است سعي كند كه پيشنهاد را توجيه كند و اين كار فرصتي براي چانه‌ زدن بيشتر به وجود مي‌آورد.
3- تكرار پيشنهاد به شما فرصتي مي‌دهد تا درباره پيشنهاد متقابل فكر كنيد.
مرحله ششم – توافق اصولي با مصالحه: وقتي توافق حاصل شد بايد به تاييد برسد، به اين معني كه آنچه به طور شفاهي توافق شده است به صورت نوشته درآيد. اين كار بايد در حالي انجام شود كه دو طرف حضور دارند، زيرا مي‌توانند درباره عبارات متن قرارداد توافق كنند. چنين اقدامي خطر سوء‌تفاهم بعدي را كاهش مي‌دهد. از آنجا كه توافق هدف نهايي هر مذاكره است، بايد اول حدود اختيارات طرف معلوم شود. به عنوان مثال، برخي از مديران براي پي بردن به نظر شما ابتدا مذاكره مي‌كنند و سپس اطلاع مي‌دهند كه اختيار ندارند پيشنهاد شما را قبول كنند، سپس ظاهرا به شخص ديگري كه شما او را نمي‌بينيد مراجعه مي‌كنند كه توافق اوليه را رد كند تا موضوع با شرايط بهتري انجام شود.
ماخذ:دنیای اقتصاد/تهیه شده در: وب نوشت پنگان

نوشته شده توسط سپهر برادران در شنبه بیست و نهم مرداد ۱۳۹۰ |