مديريت مذاكره
تعريف مذاكره
مذاكره به معني بحث يا چانه‌زني براي رسيدن به يك توافق در معاملات بازرگاني يا هر نوع اقدامي كه طرفين را نسبت به منافع دوجانبه سوق مي‌دهد، مي‌باشد و نيز فرآيندي است كه دو يا چند طرف گردهم مي‌آيند تا در مورد منافع مشترك و متضاد بحث كنند و به توافق دست يابند.

اين موافقت و تفاهم شامل كليه جنبه‌ها و موارد مورد نظر مي‌باشد، بنابراين مذاكره با جنگ و رقابتي كه در آن بايد يك طرف بازنده باشد و يك نفر برنده، تفاوت دارد. در مذاكرات موفقيت‌آميز هر طرف چيزي را به دست مي‌آورد البته نه به‌طور مساوي، بلكه طرفي كه مهارت بيشتري دارد، سهم بيشتري مي‌برد.
هر وقت بكوشيم شخص ديگري را از طريق تبادل افكار يا مبادله كه ارزش مادي يا معنوي داشته باشد، تحت تاثير قرار دهيم، مذاكره انجام مي‌شود. بنابراين مذاكره حكايت از جرياني دارد كه به وسيله آن نيازهايمان را (وقتي كه شخص ديگري خواسته ما را كنترل مي‌كند)، ارضا كنيم. هر خواسته‌اي را كه مي‌خواهيم برآورده سازيم يا هر نيازي را كه مي‌خواهيم به‌طور كامل ارضا كنيم، يك وضعيت بالقوه براي مذاكره است.
در تعريف مذاكره عبارات ديگري مانند چانه‌زني و ميانجي‌گري نيز به كار مي‌رود. مذاكره فرآيند گفت‌وگو و به نتيجه رسيدن درباره موضوع مورد مذاكره براي خود فرد يا سازمان او است. مذاكره جريان برخورد منافع هر دو طرف مي‌باشد؛ فروشنده خواهان بهايي بالاتر و خريدار در پي بهايي پايين‌تر است، كاركنان درخواست مزد بيشتر داشته و كارفرمايان مايل به پرداخت مزد كمترند. آنچه يك طرف به دست مي‌آورد فرد ديگري از دست خواهد داد. هيچ‌كس خواهان زيان كردن و از دست دادن چيزي نيست و به همين دليل تعارض پيدا مي‌شود. در اينجا چنانچه توافق امكان‌پذير باشد، مذاكره صورت مي‌گيرد. مذاكره‌كنندگان مي‌كوشند تا به نتيجه دلخواهي رسيده و گفت‌وگو به گونه‌اي دوستانه پايان يابد.
مذاكره ايجاد ارتباط براي رسيدن به توافق است، زماني كه شما و طرف مقابل داراي منافعي هستيد كه بين شما مشترك است و در همان حال منافعي داريد كه با يكديگر در تضاد است.

اركان مذاكره
مهم‌ترين اركان مذاكره عبارتند از:
افراد: نقش افراد در مذاكره بسيار مهم است. افراد با دانش، بينش و همراه با احساسات و عواطف گوناگون در مذاكره شركت مي‌كنند، زيرا اهداف و انتظارات آنها متفاوت است.
اهداف: هدف از مذاكره نفعي است كه از نتيجه مذاكره عايد هريك از طرفين مي‌گردد. اهداف بايد مطالعه شده، معين، روشن و قابل دستيابي باشند.
روش‌ها: مذاكره با شيوه‌هاي گوناگون و به صورت‌هاي متعددي انجام مي‌گيرد. مذاكره‌كننده بايد روش متناسب با شرايط را برگزيند تا نتيجه مذاكره به دلخواه او باشد.
معيارها: معيارهاي مذاكره بايد از پيش مشخص شده باشند تا در جريان مذاكره بتوان به موقع جهت‌گيري‌ها را اصلاح نمود. مهم‌ترين معيارهاي مذاكره مي‌توانند كارآيي، تحقق منافع و موافقت در مذاكره باشد.

شيوه‌هاي مذاكره
همان‌گونه كه روش و شيوه مديريت افراد متفاوت مي‌باشد، مذاكره نيز داراي روش‌هاي گوناگوني است كه از تجربه، دانش و ويژگي‌هاي فردي مذاكره‌كنندگان شكل مي‌گيرد و با توجه به عوامل پيش‌بيني مانند مكان، وضعيت مذاكره و اهداف آن ممكن است مجموعه‌اي از روش‌ها مورد استفاده قرار گيرد. اگرچه نمي‌توان روش‌هاي فردي را به‌طور دقيق طبقه‌بندي كرد، اما با توجه به نوع برخورد با موضوعات، افراد و اهداف، مهم‌ترين روش‌هاي مذاكره عبارتند از:
روش مذاكره ملايم: انعطاف‌پذيري براي نتيجه‌گيري شعار هميشگي مديراني است كه اين شيوه را دنبال مي‌كنند. پرهيز از درگيري، كوتاه آمدن، امتياز دادن و برخورد دوستانه از مشخصات اين روش مي‌باشد، اما بايد توجه داشت كه ملايمت بيش از اندازه ممكن است باعث مزاحمت براي افراد مذاكره‌كننده گردد و افراد از آن سوء استفاده نمايند. ملايمت نبايد به‌عنوان يك ضعف قلمداد گردد، بلكه بايد روشي باشد براي آرام كردن هيجانات و كاهش دادن انتظارات و اعطاي امتيازات تا بتوان در محيطي آرام و صميمي به نتيجه دست پيدا كرد.
روش مذاكره خشك و سخت: اصرار و درگيري براي نتيجه‌گيري شعار مذاكره‌كنندگاني است كه با روش خشك در مذاكره شركت مي‌كنند. تاكيد بر خواسته‌ها، اصرار ورزيدن بر مواضع و عدم انعطاف‌پذيري از ويژگي‌هاي اين نوع مذاكره است. وقتي از اين روش استفاده مي‌شود، بايد دقت نمود كه در اثر پافشاري زياد نسبت به موضوعات ممكن است شرايطي ايجاد شود كه طرف مقابل نيز با همين شيوه برخورد، هدف كوتاه‌مدتي اتخاذ نمايد و در نتيجه مذاكره به مجادله تبديل گردد و هدف كوتاه‌مدتي اتخاذ نمايد و در نتيجه مذاكره به مجادله تبديل گردد و هدف غيرقابل دسترس باشد. سخت بودن و به هم زدن مذاكره گاهي به عنوان يك هدف كوتاه‌مدت مورد استفاده قرار مي‌گيرد، حتي در بعضي موارد مخصوصا در مراحلي از مذاكره از وجود مديراني استفاده مي‌گردد كه برخورد و روش بسيار تند، غيرمنطقي و افراطي داشته باشند تا آنچنان شرايطي را فراهم آورند كه گروه مقابل براي ادامه يا براي حذف آنها آماده دادن امتيازاتي گردد و با شيوه‌اي ملايم يا اصولي خواستار نتيجه‌گيري باشد.
روش مذاكره منطقي (اصولي): هر چيز به جاي خويش نيكو است شعار مذاكره‌كنندگاني است كه از اين روش بهره مي‌برند. اصولگرايي، منطق‌پذيري، عدالت، ملايمت و سرسختي به جا و به موقع، دادوستد امتياز و نگرش سيستمي از ويژگي‌هاي مذاكره‌كنندگاني است كه درصدد نتيجه‌گيري بر مبناي اصول هستند. اين شيوه اگر به درستي مورد استفاده قرار گيرد، مورد احترام ديگران قرار مي‌گيرد و به عنوان يك ارزش در مذاكرات آينده مطرح مي‌گردد. اين نوع مذاكره كه بر مبناي ضوابط، شايستگي، احترام به ارزش‌ها و انسان‌ها شكل مي‌گيرد، ممكن است از ويژگي‌هاي مذاكره سخت و ملايم نيز در جاي مناسب به درستي استفاده نمايد. مديراني كه با اين روش خو گرفته‌اند به مذاكرات جهت مي‌دهند و از افراط جلوگيري مي‌نمايند. ماخذ:دنیای اقتصاد/تهیه شده در: وب نوشت پنگان

نوشته شده توسط سپهر برادران در پنجشنبه بیست و هفتم مرداد ۱۳۹۰ |