طول سخنراني و زمان‌بندي
مدت زمان سخنراني متغير است؛ از يك صحبت ده‌دقيقه‌اي در محل كار گرفته تا گردهمايي ويژه دو روزه. سخنراني شما چقدر بايد طول بكشد؟ غالبا طراحان برنامه طول سخنراني را تعيين مي‌كنند.

سخنراني‌هاي مهماني مفصل ناهار يا بعد از شام براي گروه‌هاي محلي و بخش‌هاي محلي انجمن‌هاي حرفه‌اي و باشگاه‌هاي بازرگاني معمولا 20 تا 30 دقيقه طول مي‌كشد، با يك 5 يا 10 دقيقه اضافي مختص مطرح كردن سوال و جواب‌ها.
براي جلسات سخنراني در كنفرانس‌هاي مهم و نمايشگاه‌هاي كشوري، سخنرانان عموما 45 تا 75 دقيقه وقت دارند. براي سخنراني يك ساعته، يك صحبت 45 دقيقه‌اي آماده كنيد. چون احتمالا 5 دقيقه اول را صبر مي‌كنند تا آنهايي هم كه با تاخير وارد مي‌شوند بنشينند و ممكن است ده دقيقه آخر هم جلسه پرسش و پاسخ غيررسمي باشد.
خوش‌شانس‌ترين سخنرانان آنهايي هستند كه به جاي سخنراني، به ميزگرد دعوت مي‌شوند. اگر شما جزو ميزگردي هستيد كه شامل سه يا چهار متخصص، به‌علاوه رييس انجمن مي‌شود، احتمال زيادي دارد كه از شما بخواهند به سوالات رييس انجمن يا مخاطبان پاسخ دهيد كه در اين صورت ديگر نيازي به آماده كردن سخنراني نخواهد بود.
اكثر سخنراني‌هاي اجرايي حدودا 20 دقيقه طول مي‌كشد. ارائه يك صفحه يك خط در ميان تايپ شده براي سخنراني 5/2 دقيقه طول مي‌كشد. اين بدان معناست كه متن دست‌نويس هشت صفحه‌اي يك خط در ميان، كه حدودا شامل 2000 كلمه مي‌شود، براي سخنراني 20 دقيقه‌اي زياد است، اين يعني حدود 100 كلمه در دقيقه. بعضي سخنرانان سرعت بيشتري دارند، با سرعت 120 تا 150 كلمه در دقيقه يا بيشتر صحبت مي‌كنند. بنابراين، صحبت 20 دقيقه‌اي مي‌تواند هشت تا ده صفحه تايپ شده باشد.
مهم‌ترين چيز در مورد سخنراني فراتر نرفتن از زماني است كه به شما اختصاص داده‌اند. اگر به شما 20 دقيقه همراه با 10 دقيقه اضافي براي سوال و جواب داده‌اند، بعد از 20 دقيقه صحبت خود را تمام كنيد. اگر كمي زودتر سخنراني خود را به پايان برسانيد مردم ناراحت نمي‌شوند، ولي اگر وقت شما تمام شده باشد، ولي حتي به نظر هم نرسد در حال پايان دادن صحبت خود هستيد، بي‌تاب مي‌شوند و به ساعتشان نگاه مي‌كنند.
در اينجا چند نكته ديگر براي افزايش قدرت شما در تحت تاثير قرار دادن و برانگيختن علاقه مخاطب آورده شده:
- پيش از حضور در برنامه، متن معرفي خودتان را بنويسيد و آن را براي سازماني كه پشتيباني برنامه را به‌عهده گرفته است بفرستيد. (همچنين نسخه‌اي از آن را براي مدير برنامه بياوريد، مبادا او نسخه اصلي شما را گم كند.)
- طنزپردازي در مورد خود سخنران بيشترين تاثير را دارد. در حد ملايمي خودتان را مسخره كنيد، نه مخاطب يا مسوول برنامه را.
- از حضار سوالاتي بپرسيد.
- سخنگوي صرف نباشيد؛ بگذاريد صحبت دو طرفه باشد.
- سخنراني لزوما نبايد عالي باشد. به مخاطبان خود بگوييد حتي اگر ايده خوبي هم از صحبت‌هاي شما بيرون بكشند، براي آنها ارزشش را داشته است به صحبت‌هاي شما گوش دهند. از همان ابتدا توقعي واقع‌گرايانه به وجود آوريد و در پايان مخاطب خشنود و راضي خواهد بود.
- براي اعلام ساعت استراحت بگوييد: «حالا به مدت 5 دقيقه وقت استراحت داريم؛ بنابراين از شما انتظار دارم تا 10 دقيقه ديگر به سالن برگرديد.»
اين هميشه باعث خنده حضار مي‌شود.
- اگر مضطرب شديد، كافي است شروع به صحبت كنيد و دهانتان را حركت دهيد. ترس طي يكي دو دقيقه فروكش خواهد كرد.
- داستان‌هاي تكان‌دهنده بگوييد. اگر داستان در مورد خود شماست، شخصيت ضعيف داستان باشيد، نه قهرمان داستان. مردم سخنران فروتن را دوست دارند؛ از خالي‌بندها متنفرند.
- درخواست از مردم براي اجراي يك نرمش ساده (مثلا كشش بدن) به‌عنوان فعاليتي در طول زمان استراحت مي‌تواند سطح انرژي آنها را افزايش دهد و بر بي‌حالي و سنگيني آنها غلبه كند.
- در پايان صحبت خود به مخاطبانتان بگوييد كه عالي بودند، حتي اگر نبودند: «شما مخاطبان شگفت‌آوري بوديد. [وقفه] از شما بسيار سپاسگزارم.»
- مهم‌ترين نكته؟ خودتان باشيد. با مخاطبان صحبت كنيد. نگران نرم، سليس، آراسته، مسخره، باهوش، پرتحرك يا برجسته بودن خود نباشيد. چون از شما انتظار نمي‌رود سخنران حرفه‌اي باشيد، كمي تازه‌كار و بي‌تجربه به نظر رسيدن حتي شما را نزد جمعيتي عزيزتر مي‌كند و باعث مي‌شود طرف شما را بگيرند.
از آنجايي كه اكثر مردم نمي‌توانند در يك زمان روي دو چيز تمركز كنند- ايراد سخنراني و نگاه كردن به ساعت- اين كلك را آزمايش كنيد: از شخصي در ميان مخاطبان درخواست كنيد كه وقت را نگه دارد و به شما هشدار بدهد. به‌عنوان مثال، اگر در حال ارائه سخنراني 45 دقيقه‌اي هستيد، از وي بخواهيد هر 15 دقيقه با صداي بلند فرياد بزند، «وقت!». دو وقفه اول به شما مي‌گويد كه كجاييد و تا چه حد در مسير درست هستيد؛ وقفه آخري به شما مي‌گويد كه صحبت خود را متوقف كنيد!
ضمنا، مخاطبان به جاي اينكه اين فرياد زدن كلمه «وقت» برايشان آزاردهنده باشد، آن را دوست دارند. خنده‌دارش كنيد؛ به وقت نگهدار بگوييد: «بايد «وقت» را با صداي بلند فرياد بزني!» بعد، وقتي او اين كار را مي‌كند و حاضران مي‌خندند، از آنها بخواهيد به روشي شوخي‌آميز، ارزيابي كنند آيا صداي وقت نگه‌دار عملا به اندازه كافي بلند بود يا نه. اين كار هر بار باعث خنده مي‌شود.
منبع: كتاب روابط عمومي- انتشارات كاروان

نوشته شده توسط سپهر برادران در پنجشنبه سیزدهم مرداد ۱۳۹۰ |