مقدمه‌اي بر مديريت زمان
درك هر فرد از زماني كه در اختيار دارد تا حد زيادي به درك او از زندگي برمي‌گردد.
اگر فردي بتواند ويژگي‌ها و شرايط كاري خود را به‌طور كامل بشناسد و در زندگي چشم‌انداز روشني را دنبال كند زمان را منبعي محسوب مي‌نمايد كه در اختيار او قرار داده شده و مي‌تواند براي نيل به اهداف و مقاصد خود از آن بهره گيرد.

ضرورت بررسي نحوه استفاده از زمان
بدون تفكر در مورد كارهايي كه انجام دهيم و ثبت فعاليت‌هاي روزانه، معمولا نمي‌دانيم زمان ما صرف چه كارهايي مي‌شود. حدس‌ها و تخمين‌هايي كه در مورد نحوه استفاده از زمان خود مي‌زنيم در اغلب موارد با خطاهاي فاحش همراهند. بررسي دقيق نحوه استفاده از زمان، به ما كمك مي‌كند نشتي‌هاي زمان خود را بشناسيم و آنها را به روش بهتري مديريت كنيم. مديران اثربخش مي‌دانند براي آنكه بتوانند زمان خود را مديريت كنند بايد اول بدانند زمانشان را چطور صرف مي‌كنند. هر مديري ناچار است بخشي از زمان خود را صرف كارهايي بكند كه نتيجه خاصي ندارد. مقدار زيادي از اين زمان به ناچار هدر رفته است. هرچه مقام مدير بالاتر باشد، سازمان وقت بيشتري از او تقاضا مي‌كند. در زندگي اغلب مديران اتلاف‌كننده‌هاي مشابهي وجود دارد. وقتي اصلي‌ترين مشتري شركت تماس مي‌گيرد، مدير فروش نمي‌تواند او را رد كند و به سادگي بگويد «سرم شلوغ است». او بايد وقت خود را به مشتري بدهد، حتي اگر او بخواهد درباره دانشگاه رفتن دخترش صحبت كند. مدير يك بيمارستان بايد در تمام جلسات كميته كاركنان بيمارستان شركت كند. يك مدير دولتي بهتر است وقتي نماينده كنگره با او تماس مي‌گيرد، بلافاصله وقت خود را به او اختصاص دهد و اطلاعاتي كه او به صورت فوري درخواست كرده را در اختيارش بگذارد و.... و به همين ترتيب در طول روز كارهاي زنجيره‌وار ديگري پيش آيند.
مديران در كارشان با واقعيت‌هاي اجتناب‌ناپذيري مواجه هستند. براي بررسي منطقي و واقع‌بينانه استفاده از زمان، بايد اين واقعيت‌ها را شناخت. واقعيت كار مديران اين است كه همه وقتشان متعلق به خودشان نيست. در سازمان‌ها چيزي بخشي از وقت مدير را مي‌گيرد.
تهيه گزارش زماني كارهاي روزانه
تهيه گزارش از كارهاي روزانه و تجزيه و تحليل نتايج آن؛ نقاط قوت و ضعف استفاده از زمان را به ما نشان مي‌دهد. اين كار ما را نسبت به وضع فعلي كه در آن قرار داريم آگاه مي‌سازد و برايمان روشن مي‌سازد كه كجا هستيم و چه بايد بكنيم. تهيه گزارش كارهاي روزانه به ما كمك مي‌كند تا كارهايي را كه نتيجه خاصي ندارند و نبايد انجام شوند بشناسيم و آن را تا حد ممكن حذف كنيم.
تحليل نحوه استفاده از زمان
با تحليل نحوه استفاده از زمان، عادت‌هاي رفتاري و ضرورت تغيير آنها، تخمين‌هاي زماني اشتباه كه امر برنامه‌ريزي را دچار اختلال مي‌كنند و همچنين اتلاف‌كننده‌هاي زمان خود را مي‌شناسيم. در ذيل به طور خلاصه در مورد هر يك از موارد ذكر شده توضيحاتي آورده شده است:
عادت‌هاي رفتار و مديريت زمان
نحوه استفاده كنوني از زمان به عادت تبديل شده است. عادت و استفاده از زمان به هم وابسته‌اند. هر طور كه عادت كرده باشيم از زمان خود استفاده كرده‌ايم. ممكن است به تعويق انداختن كارهاي مهم صرفا يك عادت كاري باشد. در گزارش كارهاي روزانه، عادت‌هاي خوب و عادت‌هاي بد ما ديده مي‌شود. شايد پس از تحليل وضع موجود به اين نتيجه برسيم كه از زمان خود خوب استفاده مي‌كنيم. شايد متوجه نقطه‌اي بشويم كه تغيير آن تاثير چشمگيري بر استفاده بهتر از زمان داشته باشد. بررسي دقيق گزارش كارهاي روزانه و تحليل آن، عوامل دروني موثر بر استفاده از زمان يعني تعلل انگيزش و سبك‌هاي فردي را نشان مي‌دهد.
بعضي از راه‌هاي جديد انجام كار، نسبتا ساده‌اند؛ ولي پايبند ماندن به آنها در عمل ساده نيست، وقتي شروع به مديريت‌ عادت‌هاي رفتاري خود مي‌كنيم، مطمئنا برخي عادت‌ها سدراهتان مي‌شوند. عادت‌ها بسيار قدرتمند و سرسختند؛ ولي شما نيز به همان اندازه سرسخت باشيد. براي اين منظور بايد:
- بزرگ فكر كنيد. عادت‌هاي خود را با قدرت شروع كنيد تا به آنها فرصت موفقيت بدهيد و عادت‌هايي براي خود ايجاد كنيد كه عادت‌هاي قديمي شما را از بين ببرد.
- از عادت‌هاي جديد همواره استفاده كنيد. تكرار موجب دروني شدن رفتارهاي جديد مي‌شود، در حالي كه فكر كردن به آن چنين تاثيري ندارد. استثنا قائل نشويد. يك لغزش ممكن است انرژي شما را براي تلاش‌هاي آتي بگيرد هربار كه مي‌گوييد «فقط اين بار استثنا قائل مي‌شوم» برنامه‌اي كه با دقت ساخته‌ايد، از بين مي‌رود.
تخمين‌ها و مديريت زمان
گاهي افراد سعي مي‌كنند كارهاي زيادي را انجام دهند؛ زيرا در مورد مدت زماني كه كارهاي مختلف طول مي‌كشد، تخمين‌هاي غيرواقعي دارند. اين مطلب ممكن است جنبه ديگري از اعتماد به نفس بيش از حد را نشان دهد. «من سريع كار مي‌كنم پس مي‌توانم كار مورد نظر را انجام بدهم». يا ممكن است ناتواني در تخمين درست را نشان بدهد. در بيشتر موارد تصورات ما با واقعيت خيلي فاصله دارد و «هر اندازه كه در كار خود خبره باشيم، باز هم تخمين زدن در مورد زمان انجام كارها ساده نيست».
اتلاف‌كننده‌ها و مديريت زمان
مديري كه كارهاي روزانه خود را يادداشت مي‌كند و بعد از گذشت يك يا دو هفته نتايج به دست آمده از آن را مورد بررسي قرار مي‌دهد و مي‌فهمد كه هر روز سه ساعت و نيم از وقتش صرف كارهاي تلفني مي‌شود، ممكن است تصميم بگيرد اين مقدار را به دو ساعت و نيم كاهش بدهد و اين راه‌حلي است كه به نظرش مناسب مي‌آيد. اگر به ليست اتلاف‌كننده‌هاي زمان نگاه كنيد متوجه مي‌شويد كه برخي از آنها را تجربه كرده‌ايد، اما بدون شك برخي از آنها براي شما به نسبت ديگران مشكل‌سازتر هستند. اگر قصد داريد زمانتان را به‌صورت اثربخش مديريت كنيد بايد مهم‌ترين اتلاف‌كننده‌هاي وقت خود را تعيين كنيد و سپس روي آنها كار كنيد، زيرا مشكلي كه شناخته نشده باشد، قابل حل كردن هم نخواهد بود.
منبع: كتاب مدير - تاليف: تيمور آقايي

نوشته شده توسط سپهر برادران در یکشنبه نهم مرداد ۱۳۹۰ |